Betriebswirtschaftliche Auswertung in der Hotellerie
Umsätze, Ausgaben und Gewinne mit der BWA analysieren
Was ist die BWA in der Hotellerie?
Die Abkürzung BWA bedeutet Betriebswirtschaftliche Auswertung, die die aktuelle Finanzlage eines Hotels darstellt. Die BWA beruht auf wichtigen Kennzahlen eines Hotels, um einen Überblick über die Buchhaltung zu geben.
Voraussetzung zur Erstellung der BWA ist die Buchführungspflicht, die jedoch bei den meisten Hotels eintrifft. Die Auswertung kann sowohl der Steuerberater, als auch der Wirtschaftsprüfer vornehmen. Dabei kommt die Software DATEV zum Einsatz. Im Vergleich zu einem jährlichen Geschäftsbericht, ist die BWA ohne Kommentare versehen und gibt einen sehr aktuellen finanziellen Stand wieder. Denn sie wird nicht wie die Bilanz oder der Jahresabschluss am Ende eines Jahres aufgesetzt, sondern kann monatlich oder einmal pro Quartal erscheinen. Bei happyhotel dient die BWA des Hoteliers als Datengrundlage für die Budgetierung.
Was steht in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung?
In der BWA sind alle Zu- und Abgänge, wie auch Umsatzerlöse erfasst, die einen Einfluss auf die Gewinn- und Verlustrechnung am Ende des Jahres haben. Genauer enthält sie folgende Posten:
Umsatzerlösen, Rohertrag, einzelne Kostenarten (wie Personalkosten, Materialkosten), Zinsaufwand/Zinsertrag, Steuern und dem vorläufigen Ergebnis.
Alles in allem bedeutet das, dass die Betriebswirtschaftliche Auswertung auch für Hoteliers die aktuellen Daten verwendet und übersichtlich darstellt. Damit ist sie hilfreich, um einen schnellen Überblick über Kosten und Erlöse er erhalten. Besonders hilfreich ist das natürlich für das Hotel und den Hotelier selbst, als auch beispielsweise für Banken.
Die Betriebswirtschaftliche Auswertung beinhaltet also keine Abschlussbuchungen oder Rechnungsabgrenzungen, daher nennt man sie auch nur einen „weichen Monatsabschluss“.
Wer erstellt die BWA für den Hotelier?
Ursprünglich basiert die BWA auf der Software DATEV. Bereits 1966 haben sie die erste Version zur BWA-Erstellung verbreitet. Seitdem hat sich nicht viel verändert, denn genauso wie damals soll das System zur Erstellung von Reports dienen und so die Finanzlage von Unternehmen bewerten können. Da jedoch nicht einfach jeder Hotelier einen Zugriff auf DATEV haben darf, ist der zuständige Steuerberater, Rechtsanwalt oder Wirtschaftsprüfer für die Erstellung verantwortlich. Diese organisieren über DATEV die komplette Buchhaltung für Hotels. Somit erhält das Hotel die BWA in einem vereinbarten Rhythmus. Diese BWA kann dann in die Hotelsoftware happyhotel übertragen werden.
Was lässt sich in der BWA erkennen?
Aus einer BWA lassen sich die wichtigsten KPIs (Key Performance Indicator) ziehen und bewerten. Dabei sollten Umsatzzahlen und Kostenarten wie Warenkosten, Personalkosten und Betriebskosten permanent unter Beobachtung stehen. Die Betriebswirtschaftliche Auswertung kann sogar ein Frühwarnsystem bei schlechter finanzieller Entwicklung sein. Ebenfalls ist sie praktisch für eine Erfolgskontrolle, ob die geplanten Zahlen erreicht wurden.
Sie kann auch zukunftsweisend für die Budgetierung der kommenden Perioden sein. Beispielsweise auch zur Planung des Zeitpunkts von größeren Investitionen. Des Weiteren dient sie als Grundlage einer optimalen Strategie der Preisoptimierung und der darauffolgenden Zimmerpreiskalkulation.
Grundlagen – KPIs in der BWA
- Erlöse
- Kosten
- Betriebsbedingte Kosten
- Steuern, Versicherungen
- Energiekosten
- Verwaltungskosten
Kennzahlen – Was liefert die BWA?
- Betriebsergebnis I = Erlöse – betriebsbedingte Kosten
- Betriebsergebnis II = Betriebsergebnis I – anlagebedingte Kosten
- Gewinn vor Steuern = Betriebsergebnis II – außerordentliche Erlöse oder Kosten
Wie kann dir happyhotel helfen?
happyhotel liefert dir alle Analysen um dein Hotel erfolgreich zu machen. Es hilft dir deine BWA besser zu verstehen und zeigt dir genau, wo dein Umsatz herkommt. Egal über welchen Kanal oder welche Zimmerkategorie, happyhotel kann dies alles analysieren.
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Warum sollte jeder Hotelier seine BWA sorgfältig lesen?
Jeder Hotelier liebt es, wenn er sieht, dass sein Haus bis zum letzten Zimmer ausgebucht ist. Dafür müssen die meisten aber auch viel und hart arbeiten. Der Job eines Vollblut Hoteliers ist stressig und verlangt viel ab. Wieso soll er nun neben all seinen operativen Tätigkeiten am Ende des Monats noch die BWA bis in das letzte Detail analysieren?
Vermutlich wirft jeder Hotelier einen schnellen Blick auf seine BWA und analysiert diese, um sich einen Überblick über Umsatz, Kosten und Überschuss zu verschaffen. Der Rest wird häufig nicht weiter betrachtet und die BWA landet fein säuberlich abgeheftet im Ordner für Steuerthemen.
Doch genau das sollte nicht passieren! Eine BWA sollte im besten Fall komplett auseinander genommen werden. Denn die Informationen, die eine betriebswirtschaftliche Auswertung liefert, sind wichtige Daten, die zur zukünftigen Steuerung des Hotels führen. Sie sind ein wichtiges Kontrollinstrument für die Prüfung der Wirtschaftlichkeit des Betriebes, sowohl intern, als auch extern. Denn in Gesprächen mit Banken und Kreditinstituten, kann es vorkommen, dass diese eine BWA verlangen, um die Kreditfähigkeit zu prüfen. Auch Lieferanten können bei größeren Investitionen nach eine BWA fragen.
Welche Gestaltung gilt es bei der BWA zu beachten?
Die betriebswirtschaftlichen Auswertungen unterliegen gewissen Normen, denn sie müssen klar verständlich sein. Daher gilt es folgendes zu beachten:
- rechtsformneutrale Gestaltung
- Kompatibilität mit einem Branchenvergleich
- Neutrale Abbildung der Größenordnung
- Zeitreihen, Vergleiche von Vorjahren und grafische Veranschaulichungen sind wichtig
- hohe Aussagekraft und keine zu freie Gestaltung
- übersichtlich und schnell erfassbar
Welchen Kontenrahmen sollte ein Hotelier verwenden?
In Industrie und Handel haben sich der SKR 03 und der SKR 04 durchgesetzt. Für die Hotellerie und Gastronomie hat der Dehoga in Zusammenarbeit mit DATEV den SKR 70 entwickelt, um auf die speziellen Bedürfnisse in der Hotellerie einzugehen. Ein großer Unterschied zu anderen Kontenrahmen ist, dass hierbei zwischen betriebs- und anlagebedingten Kosten unterschieden wird. Die betriebsbedingten Kosten sind im laufenden Geschäftsbetrieb direkt beeinflussbar. Darunter fallen zum Beispiel die Personalkosten, Energiekosten, Steuern, Versicherungen, Beiträge, Betriebskosten, Verwaltungskosten. Die anlagebedingten Kosten sind nur noch sehr schwer beeinflussbar und hängen größtenteils mit externen Faktoren ab. Darunter fallen Pacht, Miete, Leasing, Instandhaltung, Abschreibungen und Zinsen für kurze und langfristige Verbindlichkeiten.
Eine weitere Möglichkeit ist der USALI Kontenrahmen, der aus den USA stammt. Er unterscheidet sich zum SKR 70 dadurch, dass der Kontenrahmen Kostenstellen und keine Kostenarten verwendet.
