Room rate calculation
in the hotel industry
Calculate your room rates and calculate your price floor for maximum success. Download our CSV template now for free.
What is behind the calculation?
The aim of the room rate calculation is to determine the necessary average room price.
Doch oft basieren Entscheidungen auf Bauchgefühl statt auf Daten.
👉 Sind deine Preise zu hoch sind, bleiben deine Zimmer leer.
👉 Sind sie zu niedrig, lässt du wertvollen Umsatz aus
Keine Bauchentscheidungen mehr: happyhotel nutzt Echtzeitdaten und smarte Algorithmen, um jeden Tag den optimalen Preis für dein Hotel zu finden – ganz automatisch.
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What do you need to calculate the room rate?
In order to carry out a correct room rate calculation in the hotel industry, you need the following data and key figures:
Alles, was du brauchst:
✓ Deine geplante Zimmerauslastung
✓ Fixkosten und variable Kosten
✓ Dein gewünschter Gewinn
✓ Die Preisuntergrenze (PUG)
✓ Deinen durchschnittlichen Zimmerpreis (ADR)
How to calculate the room rate
To calculate your room rate, you simply have to do the following:
1. Calculation of ADR
The Average Daily Rate (ADR) is the average hotel room rate achieved in one day. To do this, you need all the revenue you've earned. You sold a total of 8 rooms for 95€ (760€) over your entire OTAs on 22/11/2019. In addition, you had 15 bookings worth 85€ (1275€) via your website. Your total daily turnover was 760€ + 1275€ = 2035€. The total turnover is now divided by the number of bookings 8 + 15 = 23:2035€/23 bookings = 88.48€. The average ADR rate was therefore €88.48.
2. PUG calculation
When calculating the room price, you must ensure that your room rate is above the lower price limit (PUG). Calculate the lower price limit as follows:
Beispiel
Fixed costs: 1,900,000€
Zimmeranzahl: 150 Zimmer mit durchschnittlicher Auslastung: 70 %
Verkaufte Übernachtungen pro Jahr:
(Zimmeranzahl * 365) * Auslastung
(150*365) * 0,7 = 38.325
Fixkosten pro Zimmer:
Gesamte Fixkosten/ belegte Zimmeranzahl
1.900.000 € / 38.325 = 49,57 €
Variable Kosten pro Zimmer:
variable Gesamtkosten/ belegte Zimmeranzahl
1.250.000 € / 38.325 = 32,61 €
PUG:
Fixkosten pro Zimmer + variable Kosten pro Zimmer
49,57 € + 32,61 € = 82,18 €
3. Compare ADR to PUG
The ADR in our example from 22.11.2019 was €88.48. The PUG is €82.18. The room rate is therefore 6.29€ above the lower price limit. The price floor is important to know in order to cover costs. But the value alone is not the only decisive factor. The LTV (lifetime value) should be considered. It states how much revenue a customer generates over their entire lifetime. A regular customer comes several times and therefore the first booking may also be below the lower price limit.
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How do room prices differ?
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How do hoteliers calculate their room rates?
❌ Intuition statt Daten: Bauchentscheidungen führen zu Umsatzverlusten.
❌ Zu hohe Preise: Schreck deine Gäste nicht ab.
❌ Zu niedrige Preise: Verhindere zu frühe Ausbuchungen zu Dumpingpreisen.
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