Jedes Hotel hat die gleichen Probleme. Wann nehme ich eine Gruppenanfrage bzw. Gruppenreise an und wann lehne ich sie ab? Ist es sinnvoll, jede Anfrage direkt anzunehmen? Wir geben dir alle Informationen zur Hand, damit du einschätzen kannst, ob sich eine Gruppenbuchung für dich lohnt.
Inhalt:
- Definition – Was ist eine Displacement Analyse (Verdrängungsanalyse)?
- Was muss ich bei einer Gruppenbuchung/ Gruppenanfrage beachten?
- Rechenbeispiel von einer Displacement Analyse bzw. Gruppenanfrage/ Gruppenreisen
- Excel Vorlage zum herunterladen
- Fazit
Was ist eine Displacement Analyse (Verdrängungsanalyse)?
Die Displacement Analyse ist nichts anderes als eine Vorab-Analyse für eine Gruppenbuchung bzw. Gruppenreise. Bei der Analyse wird versucht auszurechnen, ob sich eine Gruppenreise lohnt. Also was du bei der Gruppenreise verlierst oder gewinnst. Denn nicht jedes Geschäft mit einer großen Buchungsmenge ist wirtschaftlich.
Hier ist es wichtig genauer hinzuschauen und nicht jede Buchung anzunehmen.
Was muss ich bei einer Gruppenbuchung/ Gruppenanfrage beachten?
Wichtig bei einer Analyse sind die richtigen Planzahlen der Buchungen. Nur wenn du weißt, was auch wirklich eintreffen kann, kann eine gute Displacement Analyse durchgeführt werden. Die alternative Nachfrage sollte abgeschätzt werden, die ohne die Gruppenbuchung im Hotel übernachten würden. Anhand der richtigen Prognose, kann eine Displacement Analyse durchgeführt werden. Hierbei kann dich happyhotel unterstützen, denn unser Ziel ist es, die Nachfrage für die Zukunft vorherzusagen.
Rechenbeispiel einer Displacement Analyse bzw. Gruppenbuchung/ Gruppenanfrage
Wir haben hier ein Beispiel zu einer Displacement Analyse für dich erstellt. Damit kannst du berechnen, ob sich eine Gruppenbuchung für dich lohnt.
Ausgangslage der Berechnung:
Wir betrachten eine Gruppenbuchung mit drei Übernachtungen. Das Hotel besitzt insgesamt 100 Zimmer und die Gruppe möchte 30 Zimmer pro Nacht reservieren. Dies sind die Ergebnisse unserer Prognose:
Am Tag 1 erwarten wir 70 Zimmer mit Individualgästen, am Tag 2 95 Zimmer und am Tag 3 85 Zimmer.
Die Durchschnittsrate beträgt 120,00 € pro Zimmer und die variablen Kosten belaufen sich auf 50,00 € pro Zimmer. Dadurch wird also ein Deckungsbeitrag in Höhe von 70,00 € erwirtschaftet. Von der Gruppe können zusätzliche Einnahmen durch Essen und Getränke in Höhe von 800,00 € erwartet werden.
Die Gruppenanfrage bekommt einen Preis von 60 € pro Zimmer.
Vorgehen der Berechnung:
1. Tag: Laut Analyse haben wir eine Auslastung von 70 Zimmern, ohne die Gruppenbuchung. Wenn wir die Gruppenbuchung annehmen, haben wir eine Auslastung von 75 Zimmern. Mit der Kapazität von 100 Zimmern müssen wir keine Stornos vornehmen.
2. Tag: An diesem Tag haben wir laut Prognose bereits 95 Zimmer belegt. Bei der Annahme der Gruppe benötigen wir insgesamt 125 Zimmer. Aber es fehlen 25 Zimmer, daher müssten wir Individualgästen absagen bzw. hier kommt es zu einer Verdrängung.
3. Tag: Laut Prognose werden 85 Zimmer verkauft. Mit der Gruppenbuchung haben wir wieder einen Engpass. Wir müssen 15 Zimmer absagen und auch hier kommt es zu einer Verdrängung von 15 Individualgästen.
Falls wir die Gruppenbuchung annehmen, müssen wir insgesamt 40 Zimmerbuchungen absagen.
Das ergibt folgende Rechnung:
Individualgäste würden durchschnittlich 120,00 € bezahlen. Es müssen 40 Zimmer abgesagt werden.
Individualgäste (ADR) x 40 abgesagte Zimmer = 5.050 € (Opportunitätskosten), bei Annahme der Gruppe.
Jetzt müssen die 5.050 € minus unseres Umsatz durch die Gruppenbuchung geteilt werden:
Auf den ersten Blick sollten wir hier mehr Gewinn erzielen, wenn wir die Gruppenbuchung annehmen. Doch wenn wir jetzt noch unsere Kosten mit dazulegen, kommt folgende Rechnung zustande.
In unserem Beispiel sollten wir der Gruppe absagen, ansonsten gehen uns 950 € verloren. Das Beispiel zeigt, dass man nicht jede Buchung annehmen muss. Ändere hier den Preis der Gruppenbuchung ab, von 60 € auf mindestens 72 € pro Zimmer.
Excel Vorlage
Hier kannst du das Google Sheet anschauen und herunterladen.
Nützliche Videos von erfahrenen Revenue Managern findest du hier:
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Fazit
Wie schon erwähnt, ist es wichtig darauf zu achten, die richtigen Planzahlen für die Analyse zu verwenden. Sowie auch die Preisuntergrenze zu kennen. Erst dann kannst du eine Entscheidung treffen, ob du eine Gruppenanfrage annehmen kannst. Du weißt, zu welchem Preis du die Gruppenbuchung annehmen kannst.
Nur die wenigsten Hotels sagen großen Gruppen den richtig kalkulierten Preis, weil sie zu kurzfristig denken. Hier benötigt es sehr viel Vertrauen in die Daten. Wir von happyhotel, vertrauen auf Daten und überlassen nichts dem Zufall.
Auf eine Displacement Analyse solltest du nicht verzichten, vor allem in Zeiten, in der die Nachfrage besonders hoch ist. Das trifft eigentlich auf jedes Hotel zu. Analysiere jede Anfrage, um der Gruppe einen Preis zu nennen, der sich auch für das Hotel rechnet.