Vorlagen in der Hotellerie: Buchungsanfrage, Kostenübernahme und Angebotsschreiben

Vorlagen sind heute online

Vorlagen für Briefe und Faxe werden heute in allen Branchen immer seltener. Dies gilt auch für die Hotellerie. Unabhängig davon, ob wir von einem Ferienhotel, einem Business Hotel oder auch von Serviced Apartments sprechen: Die meisten Vorgänge rund um Buchung, Angebot und Bestätigung werden heute online erledigt.

Eine große Rolle spielen dabei natürlich die OTAs (Online Travel Agency). Es gibt Gäste, die nur noch diese Tools benutzen.

Ebenso gibt es die Reisebüros sowohl im Business Travel Segment als auch für Privatreisende – hier werden alle Anfragen, Angebote und auch die Kostenübernahme von diesen Agenturen übernommen.

Fast alle gängigen Anbieter von Hotelsoftware haben Muster in ihren Tools hinterlegt, die dann pro Hotel individuell angepasst werden können. Es ist aber auf jeden Fall nützlich, sich darüber Gedanken zu machen, wie die Vorlagen für dein Hotel am besten und individuellsten aussehen sollten.

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Grundsätzliches zum Thema Vorlagen

Für alle Vorlagen gilt: Arbeite mit deinem Corporate Design. Binde dein Logo ein und achte darauf, dass alle deine Mitarbeiter oder potenziellen Gästen die Schreiben gut verwenden können. Hier bieten sich beschreibbare PDFs an, die du deinen Gästen zur Verfügung stellen kannst. Neue Gäste oder interessierte Firmen werden diesen Service lieben.

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Des Weiteren gilt: Frage so viele Informationen wie möglich im Vorhinein ab. Du hast ein Wellnesshotel und deine Gäste fragen meist telefonisch nach Wochenend-Arrangements? Kläre gleich im Gespräch nicht nur die Personenanzahl und das Reisedatum, sondern auch die Zimmerkategorie, die gewünschte Verpflegung und ob die Gäste auch weitere Anwendungen buchen möchten. So kannst du dein Angebot perfekt auf den Kunden abstimmen.

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Selbstverständlich gilt für alle Marketing-Materialien (und dazu zählen auch die Buchungsanfragen, Formulare wie Kostenübernahmen und die Angebotsschreiben): Einwandfreie Rechtschreibung und Nennung aller Kontaktmöglichkeiten (auch Social Media Kanäle zum Beispiel) ist eine feste Voraussetzung.

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Automatisch und / oder manuell?

Obgleich es heute viele automatische Vorlagen und die bereits erwähnten Muster in den Software-Lösungen gibt, werden die Vorlagen, die du und deine Mitarbeiter manuell ausfüllen, wahrscheinlich nie ganz aussterben.

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Jedes Hotel benötigt Angebotsschreiben, auch wenn diese heute nicht mehr ausgedruckt und mit der Post versendet werden. Dies gilt für Messehotels, die Kontingent-Angebote erstellen müssen genauso wie für Tagungshotels. Dort werden dann zum Beispiel auch Tagungspauschalen und Präsentationstechnik neben den Zimmerpreisen berücksichtigt.

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Dafür kann es sinnvoll sein, sich ganz einfach dargestellte Vorlagen (wie hier in sehr vereinfachter Form für Buchungsanfrage, Kostenübernahme und Angebotsschreiben)  selbst anzulegen oder mit den Vorlagen in deiner Hotelsoftware zu vergleichen und dann zu individualisieren.

Download: Vorlage Buchungsanfrage, Angebot und Kostenübernahme

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Ferner kann es für die individuelle Darstellung deines Hotels auch Sinn machen, E-Mailvorlagen mit eigenen Textbausteinen zu erstellen. Dies gilt sowohl zusätzlich zu als auch anstatt der Vorlagen aus der Hotelsoftware.

Schließlich ist es noch wichtig zu erwähnen, dass es auch Vorlagen beziehungsweise Textbausteine für Telefonate gibt. So vergisst kein Hotelmitarbeiter, alle Informationen abzufragen, die man dann wieder für Angebotsschreiben oder Buchungsbestätigungen benötigt.

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