Die wörtliche Übersetzung des Begriffs Forecast ist Prognose. Besser ausgedrückt: Die Vorhersage über bestimmte Zahlen, Buchungen, Belegungen für einen ausgesuchten Zeitraum in der Zukunft. Das hört sich nun nach einem ziemlich weit gefassten Begriff an. Das ist er auch. Und genauso weit gefasst ist der Einsatz dieses Tools in der Hotellerie.
Deshalb soll dieser Artikel einen Überblick geben.
Überblick
Im Controlling definiert man das Ziel des Forecasts so: Durch das Generieren von Informationen sollen Abweichungen von der Planung frühzeitig zu erkennen sein, um Maßnahmen für die Schließung dieser Ziellücken zu entwickeln und Anpassungen vorzunehmen.
Es gibt Forecasts für ganze Märkte, lokal gesehen für einzelne Städte zum Beispiel. Oder branchenspezifisch für die Ferien- oder Stadthotellerie. Darüber hinaus, und das ist hier wohl am wichtigsten zu erwähnen, kann (und sollte!) jedes Hotel seinen eigenen Sales /Belegungs-Forecast haben.
Bei allen Arten / Einsatzbereichen gilt: Der Forecast wird immer auf der Basis der Vergangenheit berechnet und ermittelt den Bedarf in der Zukunft.
Jahrelang wurden Forecasts in den Hotels meist mit Excel Tabellen erstellt. Je besser man organisiert war, umso mehr Daten konnten einfließen. Heute kann fast jedes PMS dem Hotelier ganz einfache Forecasts zur Belegung liefern. Meist geschieht das über einen Export in Excel oder direkt als Reporting. Im Revenue Management ist das aber nicht genug.
Gemeinsam haben alle Forecasts, dass sie sich mit der Frage beschäftigen, welche Faktoren die Nachfrage beeinflussen werden. Und mit welchem Geschäft man für welchen Zeitraum rechnen kann.
Operativ und strategisch
Für den Hotelier und auch das Revenue Management sind zwei Arten von Forecast wichtig: strategisch und operativ.
Der strategischen Forecast plant das zukünftige Geschäftsjahr mit einem Kalender, der Ferien, Messen, Veranstaltungen etc zeigt. Basis dafür ist das Buchungsverhalten des letzten Jahres oder der letzten Jahre – die Historie. Berücksichtigt werden hier auch Buchungen, die bereits getätigt wurden. Es wird damit aus vorhandenen Daten der mögliche Bedarf ermittelt.
Somit ist es möglich, Maßnahmenpläne für bestimmte Zeiten zu entwickeln.
Im operativen Forecast wird die Strategie „umgesetzt“. Dieser Forecast wird ständig angepasst. Daten hierfür kommen unter anderem aus dem Pick Up Report. Das Buchungsverhalten wird (teilweise täglich) beobachtet, Maßnahmen aus Marketing und Sales fließen hier mit ein. Wie oft man den operativen Forecast anpasst und welche Ziele man genau setzt, hängen sicher vom Typ und der Größe des eigenen Hotels ab.Normalerweise werden neben der Auslastung und dem Zimmerpreis / dem zu erwartenden Umsatz auch RevPAR und ADR als Ziel definiert.
Bedeutung und Digitalisierung
Abschließend lässt sich sagen, dass ein Forecast natürlich immer eine Vorhersage darstellt und damit mehr aussagt, was mit hoher Wahrscheinlichkeit passieren wird als was tatsächlich eintritt.
Die Digitalisierung hat geholfen, dass heute große Datenmengen einfacher verarbeitet werden können und niemand mehr von Hand Excel Tabellen ausfüllen muss. Auch können mithilfe von modernen Forecast-Tools viele weitere Faktoren in die Prognose einfließen. Gerade in Zeiten, in denen sich sehr viel ändert und – nicht nur durch die Corona-Pandemie – Vorhersagen immer schwieriger werden, spielt dies eine große Rolle. Je mehr Faktoren, Trends und Insights einfließen, umso besser ist das Ergebnis des Forecasts.