Die Auslastung oder englisch Occupancy ist eine wichtige Hotelkennzahl, damit kann man die Belegung der verfügbaren Kapazitäten bestimmen. Ebenso braucht man die Zimmerauslastung für die Berechnung des RevPar. Spricht man von Auslastung, Occupancy oder Belegung ist stets das gleiche gemeint.

Inhalt

Die Auslastung, Belegung, beziehungsweise Occupancy kannst du für Zimmer oder Betten berechnen. Betrachte damit die Zimmerauslastung für verschiedene Zeiträume. Für gewöhnlich erfolgt die Analyse pro Tag, Woche, Monat oder Jahr. Auch benutzerdefinierte Zeiträume und Saisonzeiten sind möglich. Die Betrachtung in einem längeren Zeitraum ist deshalb sinnvoll, da es bei manchen Hotels an verschiedenen Wochentagen zu unterschiedlich ausgeprägten Belegungsfrequenzen kommt. Zum Beispiel kann es unter der Woche eine Belegung von 80% und am Wochenende 60% geben. Im Leisure und Business Bereich betrachtet man eher die Zimmerauslastung, da es hier viele Alleinreisende gibt. Bei der Ferienhotellerie dient die Bettenauslastung als besserer Indikator, da man grundsätzlich von zwei Personen oder mehr ausgehen kann. Deshalb ist es bei einem Betriebsvergleich wichtig, gleiche Betriebstypen zu vergleichen.

Was ist die Zimmerauslastung?

Die Zimmerauslastung sowie die Bettenauslastung sind Prozentwerte und geben an, wie viele Zimmer oder Betten im Hotel im Vergleich zu der Gesamtzahl der Zimmer/ Betten belegt sind. Bei wenig eingehenden Buchungen und geringer Belegungszahl sinkt die Auslastung. Bei vielen eingehenden Buchungen und hoher Belegungszahl steigt die Auslastung.

Wie berechne ich die Zimmerauslastung?

Um die Zimmerauslastung zu berechnen, musst du zuerst die Gesamtanzahl der Zimmer mit den Öffnungstagen im Jahr multiplizieren. Dies entspricht der Gesamtkapazität. Danach multiplizierst du die tatsächlichen Übernachtungen mit 100 und dividierst dies durch die Gesamtkapazität. Das Ergebnis ist dann die Auslastung (Occupancy). Die Berechnung der Bettenauslastung erfolgt analog und ist auch ein Prozentwert. Bei Betriebsvergleichen solltest du von 365 Öffnungstagen ausgehen, damit das Ergebnis durch Schließtage nicht verfälscht wird.

Formel für die Berechnung der Zimmerauslastung, Belegung und Occupancy

Beispiel Rechnung

Das Hotel hat 100 Zimmer und 340 Öffnungstage.

100 Zimmer x 340 = 34 000 Zimmer im Jahr. Insgesamt hat das Hotel  25.000 Zimmer in einem Jahr verkauft.

Bei Vollbelegung, sprich 100% Auslastung, könnten somit 34.000 Zimmer verkauft werden.

Die tatsächliche Auslastung berechnet sich wie folgt:

(25.000 Zimmer x 100) : 34.000 Zimmer = 73,5%

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Wie steigere ich die Zimmerauslastung?

Es gibt verschiedene Strategien, wie Hotels ihre Zimmerauslastung steigern können. Der wichtigste Punkt ist, die Zeiträume bei hoher und sehr niedriger Zimmerauslastung zu analysieren. Du musst herausfinden, welche durchschnittliche Auslastung dein Hotelbetrieb erreichen muss, damit du deine betriebswirtschaftlichen Ziele erreichst. Ebenso ist es wichtig, ob bei einer längeren Vollauslastung des Hauses, dies überhaupt mit genügend Personal bedient werden kann. Viele Hotels sind abhängig von Saisonzeiten, Messen oder Ferienzeiten. Oftmals besteht zu diesen Zeitpunkten eine hohe Auslastung/ Belegung, da die Nachfrage im Markt sehr groß ist. Ziel ist es somit in den Zeiträumen mit geringer Nachfrage und wirtschaftlich schwierigen Situationen die Auslastung zu steigern. Es gibt viele Faktoren und Stellschrauben, die die Auslastung beeinflussen können. So ist das Gasterlebnis und die Hotelqualität von großer Bedeutung. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. 

Das Alleinstellungsmerkmal und USP

Eine Möglichkeit ist es, dass du etwas bietest, was kein anderer hat. Früher waren das einmal Kegelbahnen und heute sind es Wellnessanlagen. So kannst du dir eine saisonale Unabhängigkeit verschaffen.

Für die Mehrheit der deutschen Hotels ist es aber nicht so leicht, einen Kredit auf der Bank zu erhalten, um sich ein Alleinstellungsmerkmal bauen zu können. Gerade kleinere Hotels auf dem Land oder auch am Rande der Stadtgebiete können zum Beispiel mit gutem Service glänzen oder sie haben einen gewissen Preisvorteil.

Ein Problem ist nur, dass viele Hoteliers, meistens gar nicht wissen, wo der Selbstkostenbeitrag pro verkauftem Zimmer in ihrem Hotel liegt. Dadurch verpassen sie wichtige Einnahmen. Deswegen ist es eine der wichtigsten Fähigkeiten, die ein Hotelier beherrschen muss, die optimalen Preise für seine Zimmer zu kalkulieren und zu budgetieren. Nur so weißt du, ob und in welchem Rahmen du Spielräume hast. Wer das versteht, beschwert sich nicht über Preisdumping, sondern erzielt die Gewinne, die er sich wünscht und wird zum Kalkulationsprofi.

Zielgruppenanalyse

Es ist sinnvoll regelmäßig eine Zielgruppenanalyse zu machen und dementsprechend das Marketing anzupassen und zu steuern. Müssen durch die Erschließung der neuen Zielgruppe bauliche Veränderungen durchgeführt werden, so solltest du vorher prüfen, ob die Rentabilität damit weiter gewährleistet ist. Für die Zielgruppenrecherche solltest du verschiedene Parameter und Faktoren beachten, wie Regionalität, Standort, Aktivitäten, Demografie und Freizeitangebot.

Enger Kontakt zu Reisevermittler und Tourismusbüros

Großveranstaltungen wie Messen, Konzerte, Kongresse oder Sportevents führen zu einem bestimmten Zeitpunkt zu einer großen Nachfrage. Hotelbetriebe weit außerhalb des Veranstaltungsortes können dabei profitieren. Deshalb ist es wichtig einen engen und guten Kontakt zu Reisevermittler und Veranstalter zu haben, damit du potentielle Gäste findest und diese als Stammkunden gewinnst.

Spezialangebote, Arrangements und Pauschalen

Für auslastungsschwache Zeiträume dienen Angebote wie „4 für 3“ oder Arrangements mit inklusiven Zusatzleistungen. Diese kannst du über Direktvermarktungskanäle wie die Website oder über Reiseplattformen einstellen. So schaffst du Anreize, um weitere Kunden zu gewinnen und die Zimmerauslastung zu steigern. Des Weiteren kannst du auch Stammgäste durch ein gezieltes Newslettermarketing und einen Vorteilspreis für dich gewinnen, auch außerhalb der Saison das Hotel zu besuchen.

Fazit

Es sollte für jedes Hotel und jeden Hotelier das Ziel sein, die Auslastung/ Hotelbelegung zu steigern. Man sollte allerdings aufpassen, dass man dies nicht zu jedem Preis und jeder Zimmerrate tut. Steigt die Auslastung auf Kosten einer niedrigeren Average Daily Rate, kann sich die Gewinnzone verkleinern oder im schlimmsten Fall durch die zusätzlichen variablen Kosten sogar in die Verlustzone bewegen. Deswegen sollte das Hotel Revenue Management betreiben, um den optimal Umsatz bei der richtigen Auslastung zu erzielen. Dies kannst du eine gute Yielding Strategie sowie Dynamic Pricing und einer sinnvollen Preisoptimierung erreichen. Ein weiterer Vorteil ist, dass du durch eine höhere Zimmerauslastung/ Bettenauslastung auch Stammkunden gewinnst, welche auch für zukünftige Reisen das Hotel wieder buchen und so der Customer Lifetime Value sich vergrößert.